Автоматизация управления тарифными контрактами указывает путь к прибыльности

Поступления по контрактам не сильно изменились за эти годы. Они приходят через EDI, электронную почту, грузовые площадки и даже факс. В идеале все тарифные контракты должны основываться на EDI. EDI – электронный обмен данными – обеспечивает централизованную видимость и позволяет настраивать триггеры, чтобы всегда принимать конкретные предложения на основе кодов маршрута, отправителя и товара. Кроме того, изменения в сроках получения или доставки и другие данные, связанные с загрузкой, доступны для просмотра автоматически.

К сожалению, отправитель не всегда предоставляет EDI. Даже многие из 100 крупнейших перевозчиков получают по электронной почте и факсу тарифные контракты от более мелких грузоотправителей и брокеров. В некоторых случаях файлы EDI содержат встроенные документы о тарифах на основе изображений, что фактически сводит на нет цель процесса EDI.

Основные проблемы, возникающие при использовании контрактов на расценки, оформляемые вручную, – это отсутствие управления и отчетности. Часто эти контракты отправляются индивидуальному представителю службы поддержки клиентов или в список рассылки. В этих процессах нельзя отследить, сколько контрактов было получено, принято или отклонено.

Кроме того, эти контракты часто печатаются для обмена между представителем службы поддержки клиентов и диспетчерскими службами, к изображению добавляются штампы условий и положений, а затем они сканируются и отправляются обратно отправителю по электронной почте. Чтобы усложнить процесс, в случае изменения груза процесс повторяется, из-за чего могут возникнуть дополнительные сбои в обслуживании, или трак может оказаться в неправильном месте в неподходящее время, не говоря уже о расстроенном грузоотправителе и тракдрайвере.

Обратите внимание на высказывание: «Без процесса транзакцией невозможно управлять». Это верно для многих перевозчиков. Руководство надеется, что члены команды будут выполнять свою работу правильно, но отсутствие информации о количестве полученных и обработанных оценочных контактов может быть причиной отказа в контактах.

В некоторых отраслях промышленности дополнительные сборы могут начисляться, если трейлер или контейнер не перемещаются в установленные сроки. Это не только приведет к отказу в обслуживании клиентов, но и из-за дополнительных расходов грузоперевозка может быть произведена в убыток.

Учитывая проблемы, связанные с ручной обработкой тарифных контрактов, были разработаны системы для создания процессов, которые позволяют руководству измерять и управлять контрактами на основе цифрового рабочего процесса.

Автоматизированное решение позволит грузоотправителям отправлять тарифные контракты на один адрес электронной почты или факса. Если грузоотправитель является постоянным торговым партнером, информацию из номера электронной почты или факса можно использовать для идентификации грузоотправителя и включения контракта в рабочий процесс на основе правил маршрутизации.

В рабочем процессе будет определено, следует ли принять контракт или отклонить его, а также определена причина отказа. Данные об отклоненном контракте предоставляются руководству для целей стратегического планирования.

Принятые грузы продвигаются вперед в рабочем процессе, где происходят дополнительные процессы, такие как ввод данных в систему TMS, может применяться электронная печать условий и положений, а контракт отправляется обратно грузоотправителю.

По мере индексации тарифного контракта выполняется поиск, чтобы определить, включен ли контракт в рабочий процесс. Если это так, контракт помещается в очередь рабочего процесса для проверки аудита изменений. Во время этой проверки член команды просматривает два контракта, чтобы определить, есть ли различия между данными о статусе.

Если обнаружены изменения, принимается решение, направленное на то, чтобы перевозчик мог уложиться в окно доставки, как указано в новом контракте.

Эти автоматизированные рабочие процессы контрактов по ставкам измеряют контракт на каждом этапе. Эти измерения включают то, как долго контракт находился в процессе рассмотрения, причину отклонения, количество пересмотренных контрактов и индивидуальные отчеты о производительности.

Грузоотправители никогда не потеряют документ, тракдрайвера или клиента через автоматизированную систему управления тарифными контрактами. Эти системы обеспечивают понимание большей прибыльности и открывают больше возможностей, благодаря правильному оборудованию для покрытия большего количества перемещений.